檔案數(shù)字化是檔案管理(lǐ)的未來(lái)趨勢

Digitization of archives

随着現代信息技(jì)術(shù)的迅速發展和(hé)大(dà)量電(diàn)子文件的産生(shēng)，檔案數(shù)字化具有(yǒu)檢索方便、實時(shí)同步備份、存儲空(kōng)間(jiān)小(xiǎo)，維護方便安全的優勢，成為(wèi)發展的必然趨勢。為(wèi)适應國家(jiā)信息化建設和(hé)檔案事業發展要求，促進我縣檔案事業現代化水(shuǐ)平的提高(gāo)，縣檔案局決定于2018年5月份開(kāi)始，3年內(nèi)完成全部館藏檔案數(shù)字化加工項目，下面讓我們一起了解什麽是檔案數(shù)字化。

檔案數(shù)字化（digitization）是指用計(jì)算(suàn)機技(jì)術(shù)将模拟信号轉換為(wèi)數(shù)字信号的處理(lǐ)過程。紙質檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備對紙質檔案進行(xíng)數(shù)字化加工，将其轉化為(wèi)存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體(tǐ)上(shàng)并能被計(jì)算(suàn)機識别的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理(lǐ)過程。

紙質檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準确、方便、快捷地提供利用，使檔案信息資源得(de)到共享，以滿足單位或社會(huì)對檔案利用的需求。就數(shù)據內(nèi)容而言，檔案數(shù)字化加工應包括目錄數(shù)據（檔案）、文件數(shù)據（掃描原件）、多(duō)媒體(tǐ)數(shù)據（圖檔、音(yīn)頻、視(shì)頻）等。

檔案數(shù)字化的主要作(zuò)用

Digitization of archives

檔案數(shù)字化是檔案信息化建設重要內(nèi)容，檔案信息化建設的核心是資源建設。資源建設包括兩大(dà)方面任務：

檔案數(shù)字化能有(yǒu)效地保護檔案原件

檔案數(shù)字化較傳統檔案管理(lǐ)有(yǒu)不可(kě)替代的先進性

Digitization of archives

1、提高(gāo)經濟效益

過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人(rén)員和(hé)辦公費用為(wèi)解決這一難題的唯一手段，緻使管理(lǐ)成本大(dà)幅上(shàng)漲。而數(shù)字化管理(lǐ)檔案使傳統的以紙質為(wèi)載體(tǐ)的檔案信息對象轉為(wèi)機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空(kōng)間(jiān)，而且查閱方便迅速，從而避免了反複印制(zhì)資料而造成的紙張和(hé)人(rén)員的浪費。

2、提高(gāo)辦公效率

數(shù)字化檔案管理(lǐ)使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理(lǐ)使查詢資料變得(de)非常簡單，真正讓辦公人(rén)員做(zuò)到足不出戶便可(kě)知曉天下大(dà)事。由于信息的超時(shí)空(kōng)流動，數(shù)字化檔案事實上(shàng)成為(wèi)“無牆界檔案”，檔案庫也從文件實體(tǐ)的保管基本變成了提供利用方便的信息控制(zhì)中心。

3、增強檔案原件保護

将紙制(zhì)檔案轉變為(wèi)數(shù)字化電(diàn)子檔案後，檔案的使用更加安全。由其對曆史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理(lǐ)後無疑是對其更好的保護，另外，通(tōng)過檔案的數(shù)字化處理(lǐ)後，防止了部分檔案篡改的行(xíng)為(wèi)。